능률 향상을 위한 책상 정리와 서랍정리 잘 하는 방법

책상

업무 집중도와 생산성을 높이고 공부 효율을 높이기 위해서 책상은 정리가 꼭 필요하지만, 대체로 공간도 비좁고 물건 찾는데 시간이 걸리며 정리해도 금방 어지러워질 때가 많습니다. 업무 효율이 쑥쑥 올라가는 책상 정리하는 방법과 효율적인 공간 활용을 할 수 있는 서랍 정리 잘하는 방법에 대해 살펴보도록 하겠습니다.

 

 

 

책상 정리 방법

책상 정리의 시작은 물건을 전부 꺼내는 것입니다. 자주 사용하는 물건과 현재 작업과 관련된 물건은 빨리 꺼낼 수 있고 다시 넣기 쉬운 장소로 재정리 합니다.

첫째, 처분하기

불필요한 것들 치우기만 해도 정리정돈 절반이 이뤄집니다. 버리기를 위한 3단계 요령에서 우선 물건을 전부 꺼내 바닥에 쏟은 뒤 지금 사용하는 것만 고르고 종류별로 수납공간에 정리합니다. 물건을 바로 골라내지 못한다면 지금 사용하고 있는 것이 아닙니다. 더 이상 나오지 않는 펜, 똑같은 물건이 3개 이상될 때 과감히 처분합니다.

둘째, 자주 사용하는 물건 남겨두기

책상 위에는 꼭 필요한 물건들만을 올려놓는 것이 깨끗한 책상을 유지하는 방법입니다. 자주 사용하는 물건이나 사무용품이 무엇인지 파악하고 나머지 것들은 서랍에 넣어 정리합니다. 자주 사용하는 것이 무엇인지 잘 모를 경우에는 일주일 동안 자신의 동선과 행동을 파악하며 자주 사용하는 물건이 무엇인지 체크해 봅니다.

셋째, 파일 홀더나 사무용품 활용하기

자신의 업무에 맞는 용품을 구매해서 사용해도 좋습니다. 서류를 보는 일이 많다면 서류 정리함 등을 이용하고, 자신이 좋아하는 사무용품을 준비해 보면 즐거운 정리가 될 것입니다. 책이나 서류를 책상에 차곡차곡 얹어 놓는다면 더미처럼 쌓이고 꺼내기도 쉽지 않은데 수직으로 서류를 정리할 수 있는 파일 홀더를 마련하면 책상 옆 책장에 높거나 책상 위에 놓아 필요한 서류를 한 번에 찾아볼 수 있습니다. 파일 홀더에 각각 서류별로 정리해 라벨링을 해도 좋습니다.

넷째, 책상 밑은 비워두기

책상 밑은 물건을 넣고 빼기가 힘들어서 자료 및 물건을 두더라도 사용하기 불편합니다. 비상용으로는 쓸 수 있도록 비워 두고 가방 등을 두거나 서랍에 들어가지 않는 큰 물건 등을 보관하는 자리로 사용합니다.

다섯째, 휴지통 가까이에 두기

보통 미루는 습관 때문에 책상 위에 쓰레기와 불필요한 서류들이 쌓여 있곤 합니다. 버리기를 잘해도 정리 상태가 좋아집니다. 가까운 곳이 쓰레기통과 이면지 함을 두고 바로바로 정리를 하면 정리된 상태를 잘 유지할 수 있고 흐트러지더라도 금세 치울 수 있습니다.

여섯째, 정리는 바로 하기

중요한 페이퍼를 찾아야 하는데 정리가 안 돼서 보이지 않는다면 큰 문제입니다. 시간이 지난 보고서 등은 정리해서 챙겨두거나 필요가 없으면 바로 버립니다. 자주 보는 문서와 물건은 서랍에 챙겨두고 책상 위는 깨끗하게 정리하면 효율이 향상됩니다.

일곱째, 자투리 시간 활용하기

마음은 먹었어도 정리를 계속 미루고 있다면 하루에 딱 10분만 시간을 내어 정리하면 좋습니다. 점심식사 후 오후 일과를 시작하기 전 10분 정도 투자해서 오늘 책상 주변을 정리하고, 내일은 서류들을 정리하고 다음날은 서랍 속을 정리하는 식으로 정리하다 보면 어느새 정리하는 습관이 몸에 배고, 깨끗하게 정돈이 됩니다.

여덟째, 정기적으로 정리하기

갖고 있는 서류의 80%는 실제로 다시 보지 않는 것들이 많기 때문에  정기적으로 정리하면 작업 공간도 확보됩니다. 책상, 서랍, 캐비닛, 책꽂이, 컴퓨터 파일에도 중요한 자료 말고 필요 없는 것들은 주기적으로 정리하는 것이 좋습니다.

 

 

 

서랍 공간 활용 및 정리 방법

서랍은 책상 물건 정리를 위해 꼭 활용하는 것입니다. 

첫째, 자주 쓰는 물건 우선순위 정하기

서랍 물건을 정리할 때 서랍의 각 층에 우선순위를 지정합니다. 서랍 맨 위칸을 연필, 펜 등 자주 사용하고 기본이 되는 물건들로 정리합니다.

- 서랍 상단

사용하지 않는 문구는 뒤의 공간에 놓고 자주 사용하는 물건일수록 앞쪽에 두면 서랍을 조금만 당겨도 넣었다 뺏다 할 수 있으니 시간이 절약됩니다.

-서랍 중단

화장품 파우치, 칫솔, 간식 등 개인 물품을 넣으면 업무용 물품과 섞이지 않아 따로 관리할 필요가 없습니다.

-서랍 하단

가장 넓은 수납공간이 있도록 설계된 책상 서랍들이 많아 보관 서류 등을 수납하는 서랍으로 사용합니다. 서류를 겹쳐 쌓으면 꺼내기 어려우니 파일 홀더 및 박스를 넣어서 세워 보관하면 좋습니다.

둘째, 종류별로 모으기

물건들을 같은 종류, 용도끼리 한 곳에 모아 놓으면 정리가 수월해집니다. 물건을 따로 구분한 후 서랍 내 수납공간을 분리해 종류별로 모아 구역을 만들어 알기 쉽게 분류하면 좋습니다. 종이 박스나 선물함 등을 알맞은 높이로 잘라 구역을 나눈다거나 페트병 등을 재활용해 사용할 수 있습니다. 같은 종류의 물건을 한 데 모아만 두어도 시간 절약이 되고 다시 구매해서 비용을 지출하지 않을 수 있습니다.

셋째, 제자리 두기

정리 정돈을 아무리 잘해도 사용하고 제 자리에 두지 않으면 다시 원 상태로 돌아가기 마련입니다. 사용 후에 아무곳에 두는 것이 아니라 자신이 사용한 물건을 다시 원래의 위치에 갖다 두면 깨끗하게 서랍이 유지되고 중요한 물건을 잃어버리는 일도 줄어듭니다.

 

정리 정돈을 잘 해도 사용하고 제 자리에 두지 앟으면 다시 원 상태로 돌아가기 십상입니다. 책상 위에서 자리를 떠날 때 다 쓴 물건을 제자리에 놓고 쓰레기도 정리한다면 깨끗한 책상 유지와 공간 활용도 잘 할 수 있습니다.